University of Georgia
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Arten von Metadaten
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Highlights
Die Abteilung für Marketing und Kommunikation an der University of Georgia (UGA) erstellt und verwaltet Fotos, die von verschiedenen Abteilungen auf dem Campus verwendet werden.
Das Team benötigte einen Prozess zur Erstellung von Metadaten in seinem Digital Asset Management (DAM)-System, der mit der hohen Geschwindigkeit der Inhaltserstellung Schritt halten konnte.
Acquia DAM (Assets, Insights & Portals)
Sie verlassen sich jetzt auf die flexiblen Metadatenfunktionen und automatisierten Workflows von Acquia DAM, um ihr gesamtes Bildmaterial zu organisieren, zu durchsuchen und einfach zu verteilen.
Der Kunde
Die University of Georgia (UGA) ist eine der besten öffentlichen Forschungsuniversitäten der USA. Ihr Hauptcampus liegt in Athens, etwa eine Stunde nordöstlich von Atlanta.
Die Ausgangssituation
Die Abteilung Marketing und Kommunikation umfasst mehrere Vollzeitfotografen, die Bilder für die Öffentlichkeitsarbeit des Campus liefern. Das Team nutzt sein Digital Asset Management (DAM)-System, Acquia DAM, um diese wachsende Content-Bibliothek zu verwalten.
Die Herausforderung
Obwohl Acquia DAM einen zentralen Ort für die Speicherung kreativer Inhalte bot, hatte das Marketing- und Kommunikationsteam Schwierigkeiten, Zeit für die Erstellung von Metadaten zu finden. Infolgedessen fehlten bei vielen Bildern die beschreibenden Informationen, um sie leicht zu finden und zu verbreiten. "Viele gute Bilder fielen irgendwie durch das Raster", sagte Rick O'Quinn, Operations Manager für die Marketing- und Kommunikationsabteilung der UGA.
Die Lösung
Durch kreative Zusammenarbeit – und leistungsstarke DAM-Funktionen – hat Ricks Team einen nachhaltigen Metadaten-Workflow entwickelt, der es ermöglicht, die richtigen Inhalte schnell an die richtigen Stellen zu liefern.
Flexible Metadaten-Felder
Das Team entwickelte einen Metadaten-Workflow, um die Zuständigkeiten auf drei Personengruppen zu verteilen, und nutzte ein bestimmtes Metadaten-Feld, um den Prozess zu verfolgen. Wenn die Erstellung der Metadaten von den Fotografen auf die studentischen Mitarbeiter und schließlich auf Rick übergeht, wird dieses Feld aktualisiert, um anzuzeigen, dass das Asset für die nächste Phase bereit ist. Rick erläutert: "Wir verwenden Felder, die wir in das System eingefügt haben, um den Arbeitsablauf zu verwalten und um Dinge zu kennzeichnen, so dass wir sie leicht suchen und finden sowie jemandem sagen können: 'Hey, du musst das tun'".
Automation
Um das Metadaten-Tagging weiter zu optimieren, nutzt Ricks Team die zeitsparenden Tools von Acquia DAM. Mit der Funktion zum Hochladen und Bearbeiten von Stapeln können sie beispielsweise Felder für zahlreiche Assets auf einmal ausfüllen. Und mit dem Metadaten-Mapping werden beim Import von Dateien aus Adobe Photoshop, Bridge oder Lightroom die eingebetteten Dateidaten automatisch in die Metadatenfelder von Acquia DAM übernommen. Dank all dieser Funktionen kann das Team die Anzahl der Felder, die manuell ausgefüllt werden müssen, erheblich reduzieren.
Einfacher Zugriff für alle
Die im DAM-System der UGA gespeicherten Fotos werden von einer Vielzahl von Nutzer*innen mit unterschiedlichen inhaltlichen Anforderungen verwendet. Deshalb verwendet Ricks Team Portals in Acquia DAM, damit jeder nur auf die Assets zugreifen kann, die er braucht. Ihr Markenportal ist in Inhaltskategorien, wie Gebäude und Orte, Forschung und Studentenleben, gegliedert, die über Metadatenfelder gefiltert werden können. Dieses Portal steht sowohl Universitätsmitarbeiter*innen als auch der Öffentlichkeit zur Verfügung, damit alle finden, was sie brauchen, der Endnutzer-Lizenzvereinbarung zustimmen und die Dateien herunterladen können.
Die Ergebnisse
Mehr Zeit für kreative Arbeit
Der kollaborative, rationalisierte Ansatz der UGA beim Ausfüllen von Metadatenfeldern ermöglicht es den Fotografen, weniger Zeit für die Dateneingabe und mehr Zeit für die kreative Arbeit aufzubringen. Dies führt zu mehr visuellen Darstellungen und einem größeren Mehrwert für die Universität.
Mehr Assets verfügbar
Vor dem jetzigen Ansatz zur Erstellung von Metadaten wurden viele wertvolle Bilder einfach nicht in das DAM-System geladen. Jetzt hat die UGA die Möglichkeit, diese Bilder schnell zur Verfügung zu stellen. "Wir sind in der Lage, alle paar Wochen neue Bilder zu veröffentlichen", so Rick.
Höherer Return On Invest
Durch die Verwendung der nachverfolgbaren Metadatenfelder konnte die UGA ihren kreativen Output steigern und den Service verbessern, was sich wiederum in verbesserten Arbeitsabläufen für alle niederschlägt, die auf diese Fotos angewiesen sind. Das alles ergibt eine fantastische Rendite für ihre DAM-Investition!