Case Study

Mariners’ Museum and Park

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Old fashioned nautical art
104 K

Assets insgesamt

180 K

Asset Views in den vergangenen 12 Monaten

23 K

Downloads in den vergangenen 12 Monaten

Highlights

Situation

Das Mariners' Museum and Park beherbergt und pflegt eine umfangreiche Sammlung von Kunstwerken, Büchern, Fotos und anderen Artefakten.

Challenge

Digitale Kopien von Sammlungsobjekten wurden auf zahlreichen Festplatten, CDs, Servern und Desktops in der gesamten Institution gespeichert.

Our Solution

Acquia DAM (Assets & Insights)

Results

Acquia DAM ermöglicht es Museumsmitarbeitern, den internen Zugriff auf digitale Assets zu optimieren und ihre Sammlung mit einem globalen Publikum zu teilen.

Der Kunde

Das 1930 gegründete Mariners' Museum and Park ist eines der größten Schifffahrtsmuseen der Welt. Die Sammlung umfasst 32.000 Objekte, die sich zu gleichen Teilen auf Kunstwerke und dreidimensionale Objekte verteilen. Die Bibliothek und das Archiv des Mariners' Museum beherbergen fast 110.000 Bücher, 800.000 Fotos, Filme und Negative sowie über eine Million Stücke Archivmaterial. Das macht es zur größten maritimen Bibliothek der westlichen Hemisphäre.

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Collage of four images of the Mariners' Museum and Park

Die Ausgangssituation

Artefakte aus allen Bereichen der Museums- und Bibliothekssammlungen werden digitalisiert und in einem durchsuchbaren Online-Katalog weltweit zugänglich gemacht.

Die Herausforderung

Die digitalen Assets des Museums waren auf zahlreichen Festplatten, CDs, Servern und Desktops in der gesamten Institution gespeichert. Außerdem indizierten die einzelnen Teams die Elemente innerhalb jeder Quelle unterschiedlich. Marc Marsocci, Director of Digital Services, betont, dass es "fast unmöglich war, das benötigte Asset zu finden". Es konnte Tage – oder sogar Monate – dauern, eine bestimmte Datei aufzuspüren!

Oft mussten Artikel auch neu digitalisiert werden, weil die vorhandene Datei nicht mehr gefunden wurde. Oder die Mitarbeiter verwendeten qualitativ schlechte Bilder aus dem Internet, weil sie die Masterdatei nicht finden konnten. "Das hat mich fertig gemacht, dass wir so gute Inhalte haben, aber keine Möglichkeit hatten, um sie allen zugänglich zu machen", erklärt Marc.

Die Lösung

Das Mariners' Museum and Park wusste, dass diese Situation unhaltbar war. Nach der Suche nach dem richtigen Digital Asset Management (DAM)-System wurde 2017 Acquia DAM ausgewählt und implementiert.

Eine Quelle für alle(s)

Acquia DAM beseitigte die Speicherung digitaler Materialien in Silos und ermöglichte den Museumsmitarbeitern ein umfassendes Verständnis der Inhalte der Einrichtung. Darüber hinaus ermöglichen konsistente und vollständige Metadaten den Einsatz von Suchwerkzeugen, die das Finden von Assets kinderleicht machen. "Wir sind von einem Boot ohne Motor zu einem Boot mit Düsenantrieb umgestiegen", sagt Marc.

Benutzerfreundlichkeit

Die intuitive User Experience von Acquia DAM hat bei der erfolgreichen Einführung im gesamten Unternehmen geholfen. "Die Leute nutzen das System ganz selbstverständlich", so Marc. "Sie sind darauf umgestiegen, weil es der einfachste Weg ist, an die benötigten Assets zu kommen." Er erzählt, dass fast 100 % der Museumsmitarbeiter*innen ihr DAM-System nutzen! "Je mehr Zugang unsere Mitarbeiter*innen zu den Assets haben, desto besser sind wir als Einrichtung". Außerdem hat Marc ein Team von Freiwilligen ausgebildet, die bei der Eingabe von Metadaten helfen. "Es ist nur eine einstündige Schulung erforderlich, damit sie loslegen können", erklärt er. Und ihre Unterstützung ist unglaublich wertvoll – er schätzt, dass sie jede Woche etwa 60 Stunden an Arbeitskraft investieren. 

Leistungsstarke Analysetools

Die in der Insights-Anwendung von Acquia DAM erfassten Daten helfen Marcs Team, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die Download-Aktivitäten von Assets beispielsweise bestätigen, dass ihre Inhalte in fast allen Ländern der Welt genutzt werden. "Diese Analysen helfen uns bei der Suche nach Zuschüssen und Spendern – wir können die Bedeutung unserer Arbeit darlegen", erklärt Marc. Die Download-Aktivität zeigt ihnen auch den Bedarf an Inhalten und Trends. Durch die Nutzung dieser Erkenntnisse "sind wir besser als je zuvor mit der Welt verbunden", so Marc, "und wir sind in der Lage, Innovationen zu entwickeln."

Die Ergebnisse

Vereinheitlichte Prozesse

Der einfache Zugriff auf Inhalte hat Arbeitsabläufe kombiniert und vereinfacht. "Das DAM baut innerhalb des Museums Barrieren ab", erklärt Marc. "Wir haben jetzt einen zentralen Punkt, an dem wir Assets mit weniger Reibungsverlusten verwalten und austauschen können. Dadurch können wir unseren Besuchern, unserer Community und Forschern ein noch besseres Erlebnis bieten – sowohl vor Ort als auch remote."

Verbesserter Kundenservice

Acquia DAM hat die Arbeitsabläufe im gesamten Museum verfeinert und verbessert. Bildanfragen, die früher Tage dauerten, dauern jetzt nur Minuten. "Die Kunden sind von der Geschwindigkeit der Antwortzeiten überwältigt!" teilt Marc mit. Fotos von Veranstaltungen stehen innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung, um die Spenderbetreuung und Webaktivitäten auf den 17 Websites des Museums sowie in den sozialen Medien zu unterstützen. "Alle, die an Inhalten arbeiten, können diese nehmen und der ganzen Welt zur Verfügung stellen", so Marc. "Und unsere Entwicklungsabteilung kann jetzt die Bilder durchgehen und Spender markieren, um sie mit den Events zu verknüpfen und ihnen für ihr Engagement zu danken." 

Gesteigerte Einnahmen

Die Workflow-Effizienz durch Acquia DAM hat den Wert der Museumsinhalte durch Wiederverwendung und Umnutzung erhöht. Darüber hinaus verbringen die einzelnen Teams nun weniger Zeit mit Such- und Routineaufgaben und mehr Zeit mit Arbeiten, die dem Unternehmen zugutekommen. So hat beispielsweise der Geschäftsbereich E-Commerce und Lizenzierung jetzt die Unterstützung, die er für sein Wachstum benötigt. "Wir sehen, dass unsere Einnahmen um 20 % gestiegen sind", teilt Marc mit, "und wir können wirklich sagen, dass das an der Prozessoptimierung und Einführung des DAM liegt."

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