Laura Mercier

Der Kunde

Laura Mercier ist ein internationales Kosmetikunternehmen, das Frauen dazu inspiriert, ihre individuelle Schönheit selbstbewusst zu zeigen.

Die Ausgangssituation

Laura Mercier gehört zu Shiseido, einem der größten und ältesten Kosmetikunternehmen der Welt. Shiseido hat Acquia DAM für mehrere Unternehmen seiner Markenfamilie gekauft, darunter Laura Mercier. Doch ohne einen dedizierten DAM-Administrator, der die Einführung und die laufende Verwaltung überwacht, kam die Einführung des DAM-Systems bei Laura Mercier ins Stocken.

Die Herausforderung

Die Teams von Laura Mercier setzen weiterhin auf Box, ein Cloud-Speicher-Tool, mit dem sie Dateien speichern, teilen und bearbeiten können. Das Ergebnis war alles andere als ideal. Doppelte, veraltete Dateien waren überall verstreut. Dateinamen waren ein Chaos. Außerdem gab es für die Teams keine effektive Möglichkeit, innerhalb des auf Ordnern basierenden Systems des Tools nach Fotos, Videos und anderen Assets zu suchen. Die Teams fanden nicht den Content, den sie suchten. Das musste sich ändern.

Die Lösung

Im November 2019 stellte Laura Mercier Anna Raugalis als erste Managerin für digitale Assets ein. "Als ich anfing, war es meine Aufgabe, [Acquia DAM] so schnell wie möglich zum Laufen zu bringen", erklärt Anna. "Es ist schon etwas beängstigend, bei einem neuen Unternehmen anzufangen und alles über die Marke lernen zu müssen – alle Produkte, die internen Abläufe im Büro – und dann das DAM-System einzurichten." Hinzu kamen: eine drohende Pandemie, kein Vorgänger, von dem sie Aufgaben übernehmen konnte, und ein globales Team, das zögerte, das alte Tool zu wechseln – für Anna war das eine große Herausforderung.

Ein dedizierter DAM-Admin

Die Einstellung von Anna war der erste Schritt in Laura Merciers Bestreben, ihre DAM-Herausforderungen zu überwinden und von Box auf Acquia DAM umzusteigen. "Ab einem bestimmten Punkt wurde es nicht mehr nur ein alltägliches Ärgernis, sondern etwas, das das Unternehmen tatsächlich Geld kostete, und in dessen Änderung wollte es investieren. Sie erkannten, dass sie eine eigene Stelle brauchten, die sich mit DAM auskennt", so Anna über den Zustand der Assets von Laura Mercier und die Notwendigkeit ihrer neuen Aufgabe.Als Administratorin kümmert sich Anna um alles, von der Systemkonfiguration über die Einbindung von Benutzer*innen und die Schulung globaler Teams bis hin zur Verwaltung der Assets und der laufenden Wartung. 

Eine User-first Expericence

Anna war zwar neu bei Laura Mercier, aber die Verwaltung großer Mengen an digitalen Assets war ihr nicht fremd. Anna wusste, dass es wichtig war, das DAM-System so zu organisieren, dass es für alle funktioniert. "Es ist wie Online-Shopping", sagt Anna über die Verwendung eines DAM-Systems. Deshalb richtete Anna Metadaten-Felder und eine Systemhierarchie ein, die sich an den Suchanfragen orientierten und nachahmen, wie Kunden nach Produkten suchen (z. B. Sortierung nach Produkttyp und nicht nach Dateityp).

Aber nicht nur das: Anna hat auf ihre Nutzer*innen gehört. Sie nahm deren Feedback auf und passte das System so an, dass es ihre Arbeitsweise unterstützt. Manchmal reichte es aus, gängige Firmenkürzel in das DAM-System einzubinden. Manchmal erfuhr sie auch etwas wirklich Überraschendes und baute es ein. Als sie beispielsweise feststellte, dass die Benutzer*innen im Dateinamen nach Informationen zu Asset-Größe und Spezifikationen suchten, änderte sie die kompletten Namenskonventionen.

Annas Erfolgsgeheimnis? "Lass dir Zeit, um das DAM-System zu verstehen, was es kann und was nicht – und dann, was das Unternehmen braucht [und] was die Benutzer*innen brauchen", erklärt Anna. "Und halte dich nicht starr an Regeln fest, die du für 'das Richtige' hältst."

Ein durchdachter Wandel

"Ich weiß, dass sich alle mit der Box sehr wohlgefühlt haben, auch wenn sie nichts finden konnten", erklärt Anna. "Ich glaube, die Leute hatten Angst davor, dass wir ein neues Tool einführen, das sie noch mehr verwirren würde." Um diese Ängste zu zerstreuen, arbeitete Anna daran, den Übergang so gut wie möglich zu gestalten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, war der Einsatz von Portals: Diese Funktion in Acquia DAM ermöglicht es Marken, ausgewählte Assets zu kuratieren, auf die außerhalb des DAM-Systems zugegriffen werden kann. "Ich habe mich stark auf Portals verlassen, um die Ordnerstruktur von Box zu imitieren", erzählt Anna. "Ich habe das im ersten Jahr oft gemacht, um die Leute von den Ordnern wegzubringen und das neue Filtersystem [in Acquia DAM] kennenzulernen."

Die Ergebnisse

Eine zentrale Datenquelle  

Mit einem festen DAM-Admin hat Laura Mercier nun jemanden, der Richtlinien und Standards für die Verwaltung der digitalen Assets des Unternehmens festlegt und durchsetzt. Vor Anna konnte das Kreativteam in Box jedes Assets mit beliebigen Dateinamen und an irgendeiner Stelle hochladen. "Ich habe das Chaos in der Box gesehen", sagt Anna. "Dem habe ich schnell ein Ende bereitet."

Die digitalen Assets von Laura Mercier sind jetzt besser organisiert, das lässt sich nicht leugnen. Aber das ist nur ein Teil. "Dieses Tool ist für die Leute zur zentralen Datenquelle geworden, von der sie vielleicht gar nicht wussten, dass sie so etwas haben können", sagt Anna. "Ich bin stolz auf das Vertrauen, das sie mir und [Acquia DAM] entgegengebracht haben."

Höherer ROI

"Wir gaben all das Geld, die Zeit und den Aufwand für diese riesigen Drehs aus und verloren dann alles... wir verloren unser Material hinter den Kulissen oder Dinge, die einfach im privaten Box-Ordner von jemandem verloren gingen", erinnert sich Anna. Jetzt, wo Laura Mercier auf [Acquia DAM] arbeitet, können Benutzer ganz einfach nach einem bestimmten Asset suchen oder filtern, um Bilder und Videos zu entdecken, von denen sie vielleicht gar nichts wussten.

"Wenn ich mir anschaue, was die Leute herunterladen, glaube ich, dass sie die Assets mehr nutzen, weil sie sie finden und sehen, worum es sich dabei handelt", so Anna. Dank hilfreicher Dateinamen-Konventionen und der Möglichkeit, den Assets in Acquia DAM Informationen (oder Metadaten) zuzuordnen, müssen die Teams von Laura Mercier nicht mehr Ordner um Ordner in Box durchforsten. Stattdessen können sie ihre Zeit für wirkungsvollere Aufgaben einplanen.

Globaler Support

"Die Leute fühlen sich mit ihren Ordnern sehr wohl; sie mögen ihre Ordner", sagt Anna über die Organisationsstruktur in Box. Allerdings sind Ordner-basierte Systeme nicht ideal, wenn Teams, Abteilungen, Partner und Regionen innerhalb eines Tools zusammenarbeiten. Ein Speicherort für einen Ordner, der für ein Team sinnvoll ist, kann für ein anderes unpassend sein.

"[Acquia DAM] ist dynamischer und die Dinge können an mehreren Orten gespeichert werden... Man kann auf verschiedene Arten suchen und findet eine Sache nicht nur an einem Ort. Man kann Dinge auf vielen verschiedenen Wegen finden", resümiert Anna. Außerdem hat Laura Mercier jetzt mehr Kontrolle. Die meisten Assets sind weltweit verfügbar, aber es gibt Situationen, in denen Regionen unterschiedliche rechtliche Anforderungen haben. So gibt es beispielsweise in bestimmten Regionen geospezifische Vorschriften über die Sprache, die auf einem Produkt mit Lichtschutzfaktor (LSF) verwendet werden darf. Durch die Einrichtung von Benutzergruppen für jede ihrer globalen Regionen kann Laura Mercier kontrollieren, welche Regionen Zugriff auf welche Assets haben, und sicherstellen, dass sie jederzeit die Vorschriften einhalten.

Eine einheitliche Markenfamilie

Als internationales Unternehmen, das Teil einer großen Markenfamilie ist, profitiert Laura Mercier davon, dass sie dasselbe DAM-System wie ihre Geschwistermarken verwendet. "Wir haben sozusagen ein junges DAM-System", erklärt Anna. "Aber ich denke, es hilft, dass alle anderen Marken unter Shiseido ebenfalls [Acquia DAM] verwenden."

Die Vorteile sind vielfältig. Zum einen war es für Laura Mercier einfacher, das System einzuführen, weil Anna sich mit dem DAM-Admin der Schwestermarke NARS austauschen konnte. So konnte Anna Ratschläge für den Launch einholen, erfahren, was bei NARS funktionierte und was nicht, und herausfinden, ob sie teilweise DAM-Konsistenz in der gesamten Markenfamilie schaffen konnte.

Die Verwendung desselben DAM-Systems vom selben Anbieter trug ebenfalls zur Benutzerakzeptanz bei. "Es war also nichts, wovon noch nie jemand gehört hat", sagt Anna über Acquia. "Stattdessen denke ich, dass es [bei Akzeptanz] nur darum geht, dass die Leute verstehen, wie es ihnen helfen kann – meine Aufgabe ist daher oft, mit dem DAM-System zu überzeugen."