Université de Géorgie
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Highlights
La division Marketing et Communications de l'Université de Géorgie (UGA) crée et gère des photographies utilisées par tous les départements du campus.
L'équipe avait besoin d'intégrer à son système de gestion des actifs numériques (DAM) un processus de création de métadonnées capable d'évoluer au rythme très rapide de leur création de contenu.
DAM Acquia (Widen) , avec les applications Assets, Insights et Portals.
Ils utilisent la fonction de métadonnées flexible et les workflows automatisés d'Acquia DAM. Toutes leurs images sont maintenant organisées, consultables et faciles à distribuer.
Le client
L'Université de Géorgie (UGA) est l'une des meilleures universités publiques des États-Unis. Leur principal campus se trouve à Athens, à environ une heure au nord-est d'Atlanta.
La situation
La division Marketing et Communications utilise plusieurs photographes à temps plein qui créent des images pour la communication de l'ensemble du campus. L'équipe utilise le système de gestion des actifs numériques Acquia DAM pour stocker sa bibliothèque de contenu en continuelle expansion.
Le défi
Acquia DAM fournit un emplacement central pour stocker le contenu créatif, mais l'équipe Marketing et Communications avait du mal à trouver du temps pour la création de métadonnées. De nombreuses images manquaient des informations descriptives permettant de les trouver et de les diffuser facilement. « Beaucoup de bonnes images passaient entre les mailles du filet », explique Rick O'Quinn, directeur des opérations pour la division Marketing et Communications d'UGA.
La solution
Grâce à une collaboration créative et à de puissantes fonctionnalités DAM, l'équipe de Rick a mis au point un workflow de métadonnées efficace qui permet de fournir rapidement le bon contenu aux bons utilisateurs.
Des champs de métadonnées flexibles
L'équipe a développé un workflow de métadonnées qui répartit les responsabilités entre trois groupes de personnes. Ils ont utilisé un champ de métadonnées spécifique pour suivre ce workflow. À mesure que la création de métadonnées passe des photographes aux étudiants participants et enfin à Rick, ce champ est mis à jour pour signaler que l'actif est prêt pour la phase suivante. Rick explique : « Nous utilisons des champs que nous plaçons dans le système uniquement pour gérer le workflow. Ces champs nous permettent d'étiqueter des éléments pour pouvoir les trouver facilement et pouvoir dire à la personne suivante : Hé, c'est à vous. »
Automatisation
Pour rationaliser davantage le processus de balisage des métadonnées, l'équipe de Rick utilise au maximum les outils d'Acquia DAM permettant de gagner du temps. Avec la fonction de chargement et d'édition par lots ils peuvent par exemple remplir des champs pour de nombreux actifs à la fois. Et avec le mappage de métadonnées, lorsque des fichiers sont importés à partir de logiciels tels qu'Adobe Photoshop, Bridge ou Lightroom, les données des fichiers intégrés sont automatiquement extraites et placées dans les champs de métadonnées d'Acquia DAM. Toutes ces fonctions réduisent considérablement le nombre de champs à renseigner manuellement.
Accès en libre-service
Les photos stockées dans le système DAM d'UGA sont utilisées par un large éventail d'utilisateurs ayant différents besoins de contenu. L'équipe de Rick utilise l'application Portals d'Acquia DAM pour permettre à chaque utilisateur d'accéder aux ressources dont il a besoin. Le portail de leur marque est organisé en catégories de contenu telles que les bâtiments et les lieux, la recherche, et la vie étudiante. Ces catégories peuvent être filtrées à l'aide de champs de métadonnées. Le portail est accessible aux employés de l'université et au grand public. Chacun peut y trouver ce dont il a besoin. Après acceptation du contrat de licence, les fichiers peuvent être téléchargés.
Les résultats
Davantage de temps pour le travail créatif
L'approche collaborative et rationalisée d'UGA pour remplir les champs de métadonnées permet aux photographes de passer moins de temps sur la saisie de données et davantage sur le travail créatif. Cette approche se traduit par davantage de visuels et davantage de valeur pour l'université.
Davantage d'actifs disponibles
Avant leur approche actuelle de création de métadonnées, de nombreuses images de valeur n'étaient tout simplement pas chargées dans le système DAM. Désormais, UGA peut mettre rapidement ces images à la disposition des utilisateurs. « Nous pouvons publier de nouvelles images toutes les deux semaines », précise Rick.
Meilleur retour sur investissement
En utilisant des champs de métadonnées pour suivre la création de métadonnées entre les membres de l'équipe, UGA a augmenté sa production créative et amélioré son service aux utilisateurs. Les workflows sont optimisés pour tous ceux qui utilisent leurs photographies. Toutes ces améliorations aboutissent à un fantastique retour sur leur investissement DAM !