Hootsuite

Le client

Le logiciel de gestion de médias sociaux de Hootsuite est utilisé par plus de 18 millions de clients et d'employés dans plus de 80 % des sociétés du Fortune 1000. Avec un siège social à Vancouver et des bureaux dans le monde entier, leurs workflows couvrent de nombreuses équipes, et de nombreux continents et fuseaux horaires. 

La situation

La stratégie marketing annuelle de Hootsuite inclut plusieurs campagnes qui génèrent des centaines d'actifs créatifs. Avant la mise en place d'un système de gestion des actifs numériques (DAM), ce contenu était stocké dans différents emplacements. Curtis Foreman, rédacteur en chef chez Hootsuite, explique : « Quand j'ai commencé ici, chez Hootsuite, il n'y avait pas de système DAM. Il y avait des fichiers sur Google Drive... des vidéos sur des disques durs entassés dans des coins, il y avait des trucs sur des clés USB ; Il y en avait partout. Et il n'y avait pas non plus de conventions pour la dénomination des fichiers. Les gens nous demandaient le logo et nous devions le rechercher et finalement le nom du fichier était du genre hootsuitelogofinalbrendav2.png. »

Le défi

Trouver le bon fichier prenait tellement de temps, explique Curtis, que « les gens créaient leurs propres collections d'actifs ». Bon nombre de leurs fichiers étaient obsolètes ou de mauvaise qualité et la cohérence de la marque en souffrait. Curtis et son équipe savaient qu'ils avaient besoin d'outils pour les aider à organiser, gérer et distribuer leur contenu. 

La solution

Après avoir évalué différentes plateformes DAM, ils ont opté pour Acquia DAM qui répondait à leurs besoins de gestion de marque.

Accès facile à un contenu organisé

Le contenu créatif étant maintenant regroupé et organisé en un seul endroit, les équipes de Hootsuite savent où trouver les actifs dont elles ont besoin. Et avec l'application Portals, l'accès au contenu le plus utilisé est encore plus simple. Ils ont un portail pour leurs kits médias, pour le contenu utilisé sur les stands lors des salons, pour les actifs utilisés par leurs agences externes. Leur portail le plus fréquemment utilisé est celui des actifs de la marque.

Curtis ajoute : « Nous avons créé un portail d'actifs de marque et nous l'avons déployé dans toute l'entreprise. Certaines personnes n'utilisent peut-être pas ces actifs très souvent mais elles peuvent malgré tout avoir besoin de temps à autre d'un logo, d'une illustration ou d'une photo. « Tout le monde dans l'entreprise a accès à ce portail. Il est très utilisé. » En permettant à leurs collaborateurs d'accéder par eux-mêmes au contenu marketing, l'équipe de Curtis dispose de plus de temps pour le travail créatif.

Contrôles administratifs

Les outils administratifs d'Acquia DAM permettent à Hootsuite d'ajuster en permanence les droits d'accès aux actifs. « Ce qui a vraiment différencié Widen dès le début, c'est à quel point les outils d'administration sont complets et robustes », estime Curtis. « Hootsuite est une organisation qui évolue vite. Les choses changent beaucoup ici. Il était vraiment important pour nous de pouvoir continuer à nous adapter à tous ces changements. Nous devons pouvoir déplacer les groupes d'actifs et les autorisations et ajouter de nouveaux types de métadonnées, en consolider d'autres. Le simple fait de pouvoir faire toute cette administration par nous-mêmes, sans être des techniciens, sans faire appel à des développeurs, est un avantage énorme pour nous.

Intégrations technologiques

La connexion du système DAM à d'autres plateformes de leur pile martech a permis à Hootsuite d'accélérer les workflows entre les équipes et les différents bureaux. Ils ont actuellement des intégrations avec la suite Adobe, leur système de gestion de contenu (CMS), et avec leur propre logiciel de gestion de médias sociaux. « L'intégration entre le système DAM et Hootsuite permet de consulter la solution DAM tout en utilisant Hootsuite pour publier des images sur les réseaux sociaux », explique Curtis. « Ils peuvent faire défiler les images, trouver l'actif dont ils ont besoin, le déplacer vers un post, l'ajouter tout en ayant la certitude d'avoir la bonne version, conforme à la marque et prête à être utilisée. »

Une assistance fiable

Les équipes d'Hootsuite savent qu'elles peuvent compter sur l'assistance d'Acquia à mesure que leur utilisation d'Acquia DAM évolue et se développe. « J'apprécie énormément l'équipe de support », affirme Curtis. « Je dirais qu'il ne se passe pas une semaine sans que je discute avec eux à propos de quelque chose. Ils sont toujours rapides et réactifs. J'apprécie beaucoup cette attitude, le support apporte une valeur énorme.

Les résultats

Agilité créative

Acquia DAM aide l'équipe créative de Hoosuite à réduire les tâches manuelles et redondantes. L'un de leurs graphistes, Eric Uhlich, commente : « Maintenant, si je vois dans une illustration, sur un fichier jpg plat, un élément dont j'ai besoin, il me suffit d'aller voir dans le DAM...et l'original est là, tout simplement, avec tous les composants nécessaires. J'y ai accès immédiatement, sans avoir à trouver la source, qui l'a fait, ou d'où il vient. »

Les intégrations créent des gains d'efficacité supplémentaires en poussant du contenu vers d'autres systèmes, tels que leur CMS. Auparavant, lorsque des livres blancs ou des rapports nécessitaient une petite modification, par exemple, une nouvelle illustration ou une modification du texte, ils devaient envoyer la version mise à jour à l'équipe web pour publication. « Maintenant », explique Curtis, « notre CMS web extrait ces documents directement du système DAM, ce qui nous évite les va-et-vient avec l'équipe web. »

Des informations sur les données

L'application Insights intégrée à Acquia DAM aide Hootsuite à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec le système. Curtis précise : « Nous pouvons les voir extraire ces actifs, donc nous savons qu'ils obtiennent les bons documents, de la bonne source. »

Curtis s'appuie sur les commentaires de ses utilisateurs les plus actifs pour optimiser le système. « Nous surveillons également l'adoption en interne avec le nombre de téléchargements d'actifs, et ce nombre augmente régulièrement...nous avons aussi une liste restreinte de personnes avec qui nous communiquons pour nous assurer qu'elles sont satisfaites et qu'elles obtiennent ce dont elles ont besoin. »

L'intégration avec le CMS leur permet de suivre les vues et les téléchargements des documents protégés de leur site web, tels que les livres blancs. « Dès que quelqu'un remplit le formulaire sécurisé pour obtenir un document, le fichier est directement extrait de Widen, et non de notre CMS. Ce système nous a vraiment réussi et nous sommes ravis de l'avoir déployé », souligne Curtis.

Collaboration renforcée entre des équipes mondiales

Acquia DAM permet aux équipes Hootsuite, où qu'elles se trouvent, de partager du contenu et des ressources. « Nous avons une équipe de conception à Londres », explique Eric, « et ils accèdent aux mêmes actifs que nous, dès qu'ils en ont besoin. Ils ont les mêmes privilèges et les mêmes niveaux d'accès. Quand c'est le soir là-bas et le matin ici, ou quoi que ce soit d'autre, tout le monde peut travailler sur les mêmes fichiers. Cela simplifie vraiment les choses. »

« Cette approche nous permet de coordonner notre activité au niveau mondial », ajoute Curtis. « Nous faisons beaucoup de localisation. Nous lançons généralement le nouveau contenu dans au moins cinq langues. Gérer tout ce contenu dans le système DAM nous permet de voir facilement quand de nouveaux actifs arrivent. Nous les localisons, nous les ajoutons au DAM et à partir de là ils sont opérationnels. » Cette collaboration renforcée permet aux équipes de travailler plus efficacement et, in fine, d'améliorer la qualité de leur travail collectif.

Gestion de la marque

« Je dirais que la vraie valeur que nous apporte Acquia DAM est la limitation du nombre de nos actifs de marque. Les gens savent où aller chercher des actifs. Et lorsqu'ils en extraient un, ils peuvent être sûrs qu'il a été créé par l'équipe qui gère la marque. Cet actif est conforme à notre marque, il est prêt à être utilisé. »

Tous les services de l'organisation utilisent ces actifs. « Notre équipe des médias sociaux extrait des images du système DAM, notre équipe web également, et nous avons aussi les événements et le marketing de terrain, et nos équipes de vente l'utilisent aussi. Plus largement, dans l'entreprise, tout le monde s'en sert, du service juridique aux finances en passant par le Corporate Development. » Tous ces utilisateurs contribuent à présenter des scénarios de marque coordonnés et cohérents.

« Honnêtement, je n'ai que de bonnes choses à dire sur Acquia DAM » conclut Curtis. « C'est tout simplement une excellente plateforme. J'aime l'utiliser. Les gens ont adopté le système que nous avons créé. Ils l'ont utilisé pour créer quelque chose de beau et de conforme à la marque. Je pense que c'est l'un des meilleurs indicateurs de succès de ce système.