Boston Ballet

Le client

Depuis plus de 50 ans, le Boston Ballet propose des spectacles de renommée internationale, des programmes éducatifs de premier ordre et des initiatives communautaires dans la région de Boston.

La situation

Le Boston Ballet souhaitait préserver et protéger la richesse et l'ancienneté de son histoire : photographies, affiches, brochures, articles de presse et autres supports. Or les méthodes utilisées pour la préservation de ces actifs n'étaient pas viables.

Michaela Donnelly, ancienne webmestre et administratrice DAM du Boston Ballet, savait que la façon dont le Ballet stockait ses archives risquait de mener au désastre. Il s'agissait en fait d'une multitude de boîtes entassées dans un petit bureau exigu. « Ce bureau » précise-t-elle, « était littéralement rempli, du sol au plafond, d'actifs non organisés et non catalogués ». 

Le défi 

La plupart des documents du Ballet étaient stockés sur des supports relevant d'une technologie obsolète, notamment des lecteurs Zip et des diapositives. Il était pratiquement impossible de localiser un document spécifique et ces actifs risquaient d'être endommagés. De plus, en l'absence d'une méthode efficace pour les préserver et les cataloguer, ils risquaient d'être perdus.

L'équipe web du Boston Ballet souhaitait mettre en place un système de gestion des actifs numériques (DAM) pour soutenir ses efforts de marketing et de publication web. Ils souhaitaient gérer et stocker efficacement leurs actifs numériques actuels tout en préservant et en protégeant leurs actifs historiques. Leurs objectifs spécifiques étaient les suivants :

• Préservation : prolonger la durée de vie des actifs en les numérisant
• Organisation : stocker et cataloguer tous les actifs en un lieu unique et centralisé
• Amélioration de la recherche : saisir la description, le contexte et la pertinence historique de chaque actif
• Valeur optimisée : utiliser les actifs historiques pour le site web du Ballet, les médias sociaux et la publicité digitale.

La solution

Pour héberger ses actifs actuels et historiques dans un stockage actif et un stockage à froid, le Boston Ballet a mis en œuvre Acquia DAM. Les ressources actives correspondent à l'histoire actuelle du Ballet, tandis que les actifs archivés préservent toute la richesse de son passé.

L'archivage des actifs permet d'aller de l'avant

Les archives historiques du Ballet comprennent tout ce qui est antérieur au mandat de l'actuel directeur artistique, qui a débuté en 2001. Ces archives comprennent en outre des actifs obsolètes datant de 2001 et après. Pour continuer à progresser, l'équipe a dû mettre en place une ligne de démarcation très précise dans le cadre de sa gouvernance DAM. C'est un challenge auquel de nombreuses équipes DAM sont confrontées. Elles doivent déterminer ce qu'il faut conserver, purger ou archiver. Une telle entreprise, comme l'a constaté Michaela Donnelly, exige ce type de division très nette afin d'éviter toute incertitude au cours du processus.  

Des champs de métadonnées personnalisés pour fournir du contexte

Pour que les ressources archivées soient organisées et consultables, Michaela Donnelly et son équipe ont utilisé des champs de métadonnées personnalisés. Ils ont permis de saisir des informations sur des ressources qui risquaient d'être perdues du fait du temps et d'une technologie obsolète. « Nous utilisons des types de métadonnées très spécifiques pour nous aider à cataloguer ces actifs et les rendre consultables. Ces métadonnées nous servent aussi à expliquer pourquoi ces images sont si importantes pour le ballet et son histoire », précise-t-elle. Des informations étaient par exemple souvent inscrites au dos d'une vieille photo ou presque effacées sur une affiche poussiéreuse. Elles sont maintenant présentes dans des champs consultables au sein d'Acquia DAM.

Voici les métadonnées spécifiques qu'utilise le Boston Ballet pour préserver ses informations historiques :

Document d'archive : ce type de métadonnées permet de trier rapidement et facilement la collection d'actifs en deux groupes consultables. Les actifs dont le type de métadonnées est « Document d'archive » sont considérés comme des actifs historiques.

Type : Un champ appelé « type » comporte une liste contrôlée de termes qui fournissent des informations sur l'actif, par exemple : 

• Autographe
• Document du conseil d'administration
• Carte de visite
• Journal 
• Invitations
• Lettres
• Notice biographique
• Bilan de performance
• Affiche

Archive spécifique : ce champ indique l'origine de l'actif, par exemple : 

• Boston Ballet General
• Henderson Archive
• E. Virginia Williams Archive (don)
• Sightlines Archive

Date : les actifs historiques ont un champ de date configuré pour du texte et non pour un format de date. La date exacte de création d'un actif étant souvent inconnue, ce format permet à l'équipe du Ballet d'utiliser une approximation telle que « vers 1965 ».

Description : ce champ est peut-être le plus important de la méthodologie d'archivage du Boston Ballet. Il permet de saisir l'importance unique de chaque élément. Michaela Donnelly précise : « Le champ de description est utilisé non seulement pour décrire l'image telle que vous la voyez, mais aussi pour expliquer pourquoi cette image représente un moment historique. Il explique comment elle est liée au Ballet et, de manière générale, quel est son contexte ».

Image

La photo ci-dessus par exemple représente la marquise du théâtre Back Bay pour la représentation de « Casse-Noisette » en 1965 par le Boston Ballet. 

Le champ de description de l'actif contient cette information ainsi que sa signification historique. Dans cette représentation, Maria Tallchief, l'une des premières ballerines de l'American Ballet, a joué le rôle de la fée Dragée. C'était l'une de ses dernières représentations en tant que ballerine professionnelle avant qu'elle ne prenne sa retraite. « C'est un fait important qui nous place dans le cadre plus large de l'histoire, ce qui est très intéressant », explique Michaela Donnelly. Avec Acquia DAM, les employés du Ballet peuvent très facilement consulter ce niveau de contexte. 

Les résultats

Grâce à Acquia DAM, le Boston Ballet peut cataloguer son histoire de façon très efficace, en préservant son héritage. Cet accès facile et fiable au passé aide le Boston Ballet à se positionner comme la compagnie de ballet du futur.