クレヨラ

クライアント

クレヨンで有名なクレヨラは、画材を専門とするアメリカの製造会社で、80カ国以上で製品のマーケティングと販売を行っています。

背景

クレヨラは、初めてデジタルアセット管理（DAM）システムを導入しました。

課題

どんなビジネスでもそうですが、新しいソフトウェアの立ち上げには困難がつきものです。クレヨンを代表するメーカーであるクレヨラも例外ではありませんでした。従業員は日々のワークフローが中断されることを快く思いませんでした。同社は、DAMシステムを組織全体に普及させるためには、ユーザートレーニングを提供することが重要であることを理解していました。

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ソリューション

クレヨラはAcquia DAMを導入し、それを「The Crayola Gallery」と名付けました。DAMシステムには、製品やライフスタイルの写真、ロゴ、ビデオ、販売資料など、10万点以上のアセットが含まれます。

クレヨラのデジタルマーケティングアソシエイトであるMegan Fisher氏は、同社のDAMトレーニングの取り組みを先導する人物です。The Crayola Galleryの立ち上げと同時に、彼女は既存の従業員を対象としたトレーニングプログラムを展開し、4週間にわたり毎週トレーニングセッションを提供しました。Crayola Gallery Basic Trainingと呼ばれるこのトレーニングプログラムは、世界中の社内外の関係者に提供され、組織全体でAcquia DAMの導入を成功させるための強力で持続可能なユーザーエンゲージメントを強化することを目的としたものでした。

オンボーディングプロセス

The Crayola Galleryの公開後、彼女はトレーニングプログラムを入社時のプロセスに組み込み、クレヨリアンと呼ばれるすべての従業員がデジタルアセットにアクセスする場所と方法を理解できるようにしました。Fisher氏は四半期ごとにトレーニングセッションを開催し、アセットの検索、ダウンロード、共有の方法、コレクションの利用方法を中心に紹介しました。このトレーニングを修了した者は、DAMチャンピオンという称号を得ることができるようにもしました。

上級者向けのトレーニング

クレヨラでは、新規ユーザーのための初期トレーニングにとどまらず、アップロード権限を持つ従業員に対しては、上級者向けのトピックに関するトレーニングを定期的に提供しています。「私たちは、37個のフィールドからなる堅牢なメタデータ構造と、アセットの安全性を保つための非常に厳格な権限を用意しています。パワーユーザーと呼ばれるアップローダーには、個人または少人数制のトレーニングセッションを開催して、彼らが自信を持ってシステムにアップロードできるようにしています」と、Fisher氏は言います。

また、その他の専門的なユーザーに対しては、特定のグループのニーズや懸念に対応するためにコンテンツをカスタマイズしてトレーニングを提供しています。「海外の従業員、Portalsユーザー、Workflowユーザーのために、必要に応じてトレーニングセッションを開催し、トレーニングが適切で興味深いものになるようサポートしています」と述べています。 

継続的なメールサポート

Fisher氏は、ベストプラクティスを思い出させるためにクイックヒントメールと呼ばれるメールを送り、上級ユーザーからの質問に答えています。「ほとんどのクイックヒントメールは、DAMチャンピオンが私に個別に質問し、他のユーザーも同様に疑問に思っていることに答えるものです。また、ミスが発生したときのトラブルシューティングにクイックヒントメールを使用したこともあります」と述べています。このようにDAMユーザーと定期的にコミュニケーションをとることで、The Crayola Galleryの認知度を高め、エンゲージメントを高めています。

セルフサービスサポート資料

トレーニングセッションやメールだけでなく、Fisher氏はPDFやビデオなどのセルフサービスサポート資料のリポジトリも作成し、従業員がDAMシステムに関する追加情報を必要とするときにいつでもアクセスできるようにしました。「ライブのトレーニングセッションに加え、システムとその機能を深く掘り下げるためのさまざまなトレーニング資料を作成しました。これらの資料は、対面式トレーニングの補足資料にもなり、海外や外部のユーザーに送ってシステムを学んでもらうこともできます」と述べています。

「PDFガイドには、DAMのスクリーンショットと詳細な説明、そして新規ユーザーが抱く疑問点を解決するためのメモが含まれています。また、ベーシックトレーニング終了後に見返すのにも非常に便利です」と説明します。「また、海外の従業員や外部のビジネスパートナーなど、対面式のトレーニングに参加できないThe Crayola Galleryユーザーにとって特に役立つハウツービデオも作成しました。これらのビデオには、ギャラリーでの検索、ダウンロード、共有、アップロードの画面を、ステップバイステップで詳細に記録しています。」

さらに、新規ユーザーに対して、その権限レベルに応じたトレーニング教材へのリンクを含む包括的なウェルカムメールを送り、すぐに使い始めることができるようにする取り組みも行いました。

結果

組織全体では、600名以上の従業員がDAMシステムを定期的に使用しており、全員がThe Crayola Galleryの基礎トレーニングを修了しています。長期的なDAMの目標を達成するためのクレヨラの戦略は、多面的なトレーニングプログラムによって成り立ちます。同社は、The Crayola Galleryがどのように独自のワークフローをサポートできるかをユーザーに理解させ、パワーユーザーの参加を促し、すべての従業員がDAMチャンピオンであることに誇りを持てるようにします。