The Mariners’ Museum and Park

Le client

Fondé en 1930, le Mariners' Museum and Park est l'un des plus grands musées maritimes au monde. La collection comprend 32 000 objets, dont des œuvres d'art et des pièces tridimensionnelles. La bibliothèque et les archives du Mariners' Museum abritent près de 110 000 livres, 800 000 photographies, films et négatifs et plus d'un million de pièces d'archives, ce qui en fait la plus grande bibliothèque maritime de l'hémisphère occidental.

La situation

Les éléments de chaque partie des collections du musée et de la bibliothèque sont numérisés et mis à disposition dans un catalogue en ligne consultable partout dans le monde.

Le défi

Les actifs numériques du musée étaient stockés sur de nombreux disques durs, CD, serveurs et ordinateurs de bureau dans toute l'organisation. De plus, chaque équipe avait indexé les éléments différemment sur chaque source. Marc Marsocci, Directeur des services numériques, explique que « trouver l'actif nécessaire était presque impossible ». Il fallait parfois des jours, voire des mois, pour retrouver un fichier spécifique !

Les éléments devaient souvent être à nouveau numérisés parce que le fichier existant était tout simplement introuvable. Le personnel ne parvenant pas à trouver le fichier maître, utilisait des images de mauvaise qualité provenant du web. « Cela m'a horrifié parce que nous avons un contenu si riche ! Nous avions vraiment besoin d'une meilleure méthode pour le partager », se rappelle Marc.

La solution

Le Mariners’ Museum and Park savait que cette situation n'était pas durable. Après avoir fait des recherches, ils ont sélectionné et mis en œuvre Acquia DAM en 2017.

Une source unique de vérité

Acquia DAM a éliminé le stockage en silos des documents numériques, ce qui a apporté une compréhension globale du contenu du musée. Des métadonnées cohérentes et complètes alimentent désormais les outils de recherche ce qui simplifie la récupération des actifs. « Nous sommes passés d'un bateau sans moteur à un bateau équipé d'un moteur à réaction », plaisante Marc.

Facilité d'utilisation

Grâce à l'expérience utilisateur intuitive d'Acquia DAM, son adoption a été générale. « Les gens utilisent le système de façon naturelle », constate Marc. « Ils l'ont adopté parce que c'est le moyen le plus simple d'obtenir les actifs dont ils ont besoin. » Près de 100 % du personnel du musée utilisent le système DAM ! « Plus notre personnel a accès à nos actifs, plus nous sommes forts en tant qu'institution. » De plus, Marc a formé une équipe de bénévoles pour aider à la saisie des métadonnées. « Il suffit d'une heure de formation pour les faire démarrer ». Leur aide a été très précieuse. Marc estime qu'ils contribuent à hauteur d'environ 60 heures par semaine au total.

De puissants outils d'analyse

Les données capturées dans l'application Insights d'Acquia DAM aident l'équipe de Marc à prendre des décisions métier appropriées. L'activité de téléchargement d'actifs par exemple montre que leur contenu est utilisé dans presque tous les pays du monde. « Ce type d'analyse nous aide lorsque nous recherchons des subventions et des donateurs. Nous pouvons montrer l'impact de notre travail », explique Marc. L'activité de téléchargement les aide également à comprendre les besoins et les tendances en matière de contenu. En utilisant ces informations, « nous communiquons plus que jamais avec le monde entier », constate Marc, « et nous sommes mieux positionnés pour innover ».

Les résultats

Processus unifiés

L'accès simple, en libre-service au contenu a permis de combiner et de rationaliser les workflows. « Le système DAM a fait tomber les barrières au sein du musée », souligne Marc. « Nous disposons maintenant d'un point central pour gérer et partager les actifs, avec beaucoup moins de frictions. Nous pouvons créer des expériences plus riches pour nos visiteurs, notre communauté et nos chercheurs, localement et à distance. »

Un meilleur service client

Acquia DAM a affiné et amélioré les workflows pour l'ensemble du musée. Les demandes d'images qui prenaient auparavant des jours prennent désormais quelques minutes. « Les clients sont stupéfaits de la rapidité des temps de réponse ! » commente Marc. Les photos des événements sont disponibles dans les 24 heures, ce qui permet de renforcer les relations avec les donateurs et d'assurer l'activité web sur leurs 17 sites, mais aussi une solide présence sur les réseaux sociaux. « Toute personne travaillant sur du contenu peut le diffuser sur le web », précise Marc. « Notre service de développement peut désormais passer en revue les images pour identifier les donateurs et les relier aux événements afin de les remercier de leur implication. »

Augmentation des revenus

L'efficacité des workflows obtenue grâce à Acquia DAM a augmenté la valeur du contenu du musée grâce à la réutilisation et à la réaffectation des ressources. Le personnel, dans toutes les équipes, peut désormais consacrer moins de temps aux recherches et aux tâches de routine, et plus de temps à des tâches qui profitent à l'organisation. Par exemple, la branche e-commerce et licences dispose désormais du support nécessaire pour se développer. « Nos revenus ont augmenté de 20 % », note Marc, « nous sommes convaincus que cette augmentation est due à la rationalisation de nos processus et à la mise en place d'Acquia DAM.