JIRA pour les commerçants: comment cela fonctionne et pourquoi nous l'avons choisi

Quel est votre plan pour gérer votre stratégie de création de contenu d'entreprise? Si c'est "essayer de garder une trace de tout dans une feuille de calcul," vous allez avoir quelques problèmes- croyez-moi, j'ai essayé!

C'est une donnée que les grandes entreprises des organisations de produire et de maintenir une grande bibliothèque d'actifs, mais la mise en œuvre et le maintien d'un système pour maintenir le processus de création et de gestion, il peut être un défi majeur. Il y a environ un an, nous avons déterminé que nous devions mieux gérer nos maux de gestion de contenu. Avec une équipe de marketing en expansion et une entreprise mondiale en croissance encore plus rapide, nous avons vraiment lutté pour maintenir un système qui pourrait suivre tous les projets de contenu ouvert, de nouvelles demandes de projet, et les statuts du projet qui ont été consultables et consultables par n'importe qui à travers le Organisation.

Avant d'entreprendre une véritable recherche d'une solution, nous avons créé une liste de fonctions et de fonctionnalités incontournables. Nous avons commencé par examiner notre système actuel, un processus très manuel dépendant de Google docs, et nous avons noté les difficultés et les capacités manquantes que nous aurions besoin d'aborder dans notre future solution. Certains de ces besoins comprenaient la capacité de:

  • Gérez les éléments dans plusieurs types d'actifs différents, y compris les blogs, les pages de produits et les ebooks.
  • Gérez les demandes de n'importe quelle source, y compris nos équipes de produits et de ventes, toute personne au sein de l'organisation globale, ou de l'extérieur de partenaires et clients.
  • Assurez-vous que les articles sont créés selon le calendrier et respectent les délais.
  • Utilisez l'automatisation autant que possible pour réduire les tâches subalternes et envoyer les mises à jour concernant l'état de n'importe quel article automatiquement et sur demande.
  • Soyez transparent, à nous-mêmes et à nos clients internes.

Nous avons considéré de nombreuses options-des plates-formes tierces et des plugins Drupal comme Workbench, à même de refaire notre processus actuel de Google docs pour voir si nous pouvions le rendre plus efficace et efficace. Quand aucune de ces options ne semblait être exactement ce que nous recherchions, nous avons examiné d'autres outils déjà en usage à Acquia et réalisé que Atlassian JIRA pourrait être une possibilité. Comme quelqu'un de totalement peu familier avec JIRA, j'ai été résistant au début. Il me semblait être un outil pour les développeurs et plus de praticiens techniques. Mais notre champion interne JIRA nous a donné une procédure pas à pas, et après beaucoup d'avant en arrière, nous avons décidé de lui donner un essai.

Pourquoi utiliser JIRA pour la gestion de projets de marketing de contenu?

Pour notre organisation, JIRA a principalement eu un sens parce que chaque employé d'Acquia y a accès, et nous avons eu un champion JIRA interne qui pourrait nous aider à bord et personnaliser le système pour répondre à nos besoins.

(nous avons également déterminé qu'en utilisant JIRA dans le marketing, nous pourrions être plus en collaboration avec notre département d'ingénierie, car ils ont déjà utilisé JIRA sur une base quotidienne, nous donnant plus de crédibilité et une autre avenue pour la collaboration avec eux.)

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Cela dit, au début, il n'était pas facile d'obtenir notre équipe de contenu à adopter JIRA. Comme un outil qui n'est pas construit pour les commerçants, il se sentait non naturelle et étrangère. Une partie de sa terminologie (comme questions , conseils , et composants ) langue utilisée qui n'était pas une partie du vocabulaire de notre équipe marketing, nous avons donc dû nous entraîner à reconnaître ce que les termes signifient dans notre monde. Par exemple, questions sont des projets individuels, conseils sont des collections visuelles de projets, et nous avons utilisé composants pour fournir des caractéristiques et des faits sur chaque projet. Un doc et une séance de formation plus tard, et nous étions en marche.

Comment nous utilisons JIRA pour le marketing

Pour avoir une idée globale de ce sur quoi nous travaillons, nous utilisons un conseil spécialisé qui affiche des informations sur tous les éléments de contenu en cours. Le tableau est comme une matrice, avec les colonnes et les lignes fournissant des informations spécifiques et utiles.

Les colonnes indiquent où un problème est dans son cycle de vie. Tout commence comme un projet ouvert, puis se déplace à travers recherche, écriture, édition, localisation, mise en page de conception, prêt à publier, et, finalement, fait .

Les lignes de la carte sont appelées couloirs par JIRA, et elles regroupent les projets en fonction du moment où ils sont dus. Par exemple, nous avons des lignes pour due en moins de 7 jours, en retard, et tout le reste .

Chacun des projets est également trié verticalement dans chaque colonne, les projets devant être énumérés en haut.

Pour soumettre de nouveaux projets, les utilisateurs d'Acquia peuvent les soumettre directement via JIRA, mais nous avons également créé une adresse e-mail que les utilisateurs de toute l'organisation peuvent utiliser pour créer de nouvelles demandes de projet par e-mail, ce qui simplifie le processus.

Tout le monde à Acquia a accès à ce Conseil, et ils peuvent l'utiliser à la fois pour voir ce que nous travaillons sur, ainsi que de suivre comment leurs projets d'intérêt font (sans avoir à nous envoyer un e-mail ou de Swing par nos bureaux-une amélioration énorme!)

Quel genre de projets pouvez-vous suivre dans JIRA?

Parce que JIRA est flexible et personnalisable, nous l'utilisons pour suivre tous les projets de contenu, y compris:

  • Blog
  • eBook
  • Fiche technique
  • Créatif
  • Étude de cas
  • Livre blanc
  • Vidéo
  • Partenaire
  • Podcast
  • Communiqué
  • Web
  • Tâche
  • Autres

Filtres et rapports
En plus d'être en mesure de suivre les projets comme ils sont en cours, JIRA dispose également de vastes capacités de filtrage qui nous permettent d'examiner n'importe quel nombre de choses, y compris la charge de travail d'un individu, les temps de production pour certains types de projets, le nombre de discrets actifs que nous créons dans un délai défini, et bien plus encore. Cela a aidé les membres de notre plus grande organisation de marketing sur le suivi et le rapport sur les livrables sur une base mensuelle et trimestrielle, mais nous aide également à obtenir un aperçu de l'endroit où nous passons la majorité de notre temps, et le délai pour certains types d'actifs.

Comment nous faisons
Comme pour toute tentative de changer la façon dont vous faites les choses, nous avons eu nos succès et nos échecs, mais je pense que nous allons dans la bonne direction. Comprendre que la création de contenu a un cycle de vie et de suivi qui, de manière transparente, nous a permis d'obtenir un plus grand sens de ce que nous faisons, puis planifier en conséquence.

Depuis que nous avons commencé à utiliser JIRA sur l'équipe de contenu, notre équipe d'opérations de marketing a également adopté comme outil principal de gestion de la demande, ce qui contribue à nous rendre encore plus alignés et couronnés de succès.

JIRA n'est pas mon outil préféré que j'utilise, et ce n'est pas toujours l'outil préféré au sein de notre équipe de marketing de contenu soit, mais il n'a pas à être. Il nous tient responsable, sur la bonne voie, et transparent pour le reste de l'organisation, qui est exactement ce que nous devions réaliser avec notre nouvel outil de suivi du contenu. Pour ces raisons, je suis heureux que nous l'avons choisi, et notre équipe continuera à l'utiliser aller de l'avant.

La friandise la plus critique que vous devriez prendre de ce poste est: vous n'avez pas à utiliser JIRA, mais vous pouvez, et cela fonctionne. Ce qui est plus important est d'avoir un plan en place pour gérer votre contenu tout au long du cycle de vie de production, et en utilisant un outil comme JIRA pour vous aider avec qui peut être si utile.

Taryn Collins, Acquia Events Marketing

Taryn Collins

Auparavant Senior Manager, Events marketing Acquia