DAM at the Center

Was ist Digital Asset Management und was sind die Vorteile?

Digital Asset Management: Hier haben Sie alles Gute beisammen

Geht Ihnen auch viel Zeit verloren, wenn Sie in Ihren E-Mails und auf Laufwerken nach genehmigtem Bildmaterial oder einem Logo im passenden Dateiformat suchen? Für einen optimalen Workflow über Abteilungsgrenzen hinweg könnten Sie für diesen Zweck ein Digital Asset Management (DAM)-System nutzen. Hier zeigen wir Ihnen, was eine DAM-Software alles leisten kann und wie Sie davon profitieren.

Was ist ein Digital Asset Management System?

In vielen Unternehmen ist die Medienverwaltung relativ unübersichtlich. Daten werden per Mail zwischen den Abteilungen hin und hergeschickt oder im Netzwerkspeicher abgelegt. Dort liegen sie und warten auf weitere Verwendung. Sind Bilder, Grafiken oder Textbausteine schlecht sortiert oder die Dateien unzureichend benannt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie nie wiedergefunden werden. Legt jedes Team eigene Datenspeicher an, existieren vielleicht mehrere, unterschiedliche Versionen von Unternehmenslogos.

In einem wachsenden Unternehmen oder weltweit agierendem Konzern führt ein solches Datenmanagement jedoch unweigerlich ins Chaos. Mit einer Digital Asset Management (DAM) Software behalten Sie hingegen den Überblick.

Dabei handelt es sich um eine spezielle Art von Content Management System. Alle berechtigten Mitarbeiter haben Zugriff auf das DAM-System, in dem sogenannte „Assets“, also unterschiedliche Arten von Dateien wie Grafiken, Logos, Videos, Musikdateien, Bilder und Textbausteine zu finden sind. Durch die zentrale Steuerung haben alle Zugriffsberechtigten den gleichen Kenntnisstand und direkten Zugriff auf aktuelle Daten.

Wie genau benutzt man eine Digital Asset Management Software?

Mit einem Digital Asset Management vereinheitlichen Sie ihre Medienverwaltung und erleichtert das teamübergreifende Zusammenarbeiten.

DAM: Assets speichern und sammeln

In der Digital Asset Management Software finden alle Assets Platz, die Sie und Ihre Mitarbeiter beim Erstellen und Betreuen Ihrer Touchpoints wie beispielsweise Webseiten, Newsletter oder auch Broschüren benötigen. Werden neue Medien hinzugefügt, können sie mit Metadaten angereichert werden. Über erweiterte Filter- und Suchfunktionalitäten können benötigte Assets zu einem späteren Zeitpunkt sehr schnell identifiziert und wiedergefunden werden.

DAM: Assets suchen und nutzen

In der Inhaltsbibliothek ist jederzeit ersichtlich, wo die gesuchten Daten zu finden sind, was ein effizientes Arbeiten ermöglicht. Auch Materialanfragen an die Marketingabteilung können mit einem DAM-System schneller beantwortet werden. Mit der Funktion des KI-Tagging (=Vertaggen und Kategorisieren mit Hilfe einer künstlichen Intelligenz) werden Daten automatisch zugeordnet, wodurch das manuelle und zeitaufwändige Einpflegen überflüssig wird.

DAM: Assets verwalten

Unternehmen können Zugriffsberechtigungen erteilen. So kann klar definiert werden, welche Bereiche beispielsweise nur für die PR-Abteilung oder das Projektmanagement zugänglich sind. Legen Sie im DAM-System begrenzte Zugänge für Pressevertreter, externe Dienstleister, Agenturen oder Vertriebspartner an. Sie können die Rollenberechtigungen klar definieren, so dass das Bearbeitungsrecht von Medien beispielsweise gesperrt ist. Mit einem einheitlichen Zugriffsmanagement können Sie auf diese Weise die Skalierung Ihrer Contentproduktion bewusst steuern, indem Abläufe automatisiert werden.

DIGITALE ASSETS VERWALTEN UND MARKENKONSISTENZ ERREICHEN

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3 Vorteile der Nutzung einer Digital Asset Management Software

Ob im Online-Shop oder den Webpräsenzen von Unternehmen: Wenn der Erfolg Ihres Unternehmens von einem guten Medienmanagement abhängt, spricht einiges für den Einsatz einer effizienten und kostensparenden Digital Asset Management Software.

Vorteil 1: Verkürzung der Markteinführungszeit

Vor allem in internationalen Unternehmen ist ein schnelles Handeln auf aktuelle Situationen unerlässlich. Kampagnen und Produkt-Launches sollen eine Punktlandung hinlegen, denn Verzögerungen können große finanzielle Verluste mit sich bringen. Ein gut organisiertes Digital Asset Management verkürzt die Markteinführungszeit extrem, denn die notwendigen Prozessabläufe können viel effizienter gestaltet werden. Bildmaterial wird in verschiedenen Größen benötigt? Liegt im DAM-System. Logos? Im System. Textbausteine? Sie wissen schon. Marketingabteilungen können sich so auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und verschwenden keine wertvolle Zeit für das Suchen und Aufbereiten von Material.

Vorteil 2: Markenkonsistenz

Indem alle Teams in der Digital Asset Management Software auf dieselben Daten zugreifen, können Unternehmen die korrekte Verwendung von Marken sehr gut steuern. Veraltete Logos oder Grafiken werden umgehend gesperrt oder durch neuere Dateien ersetzt. Zudem haben Sie die Möglichkeit, mehrere Dateiversionen für den individuellen Einsatz zur Verfügung zu stellen. Durch ein gut organisiertes Digital Asset Management wissen so alle Nutzer immer, welche Formate sie wann und an welcher Stelle verwenden dürfen. Das erspart zugleich zeitaufwändiges Nachfragen und Abklären.

Vorteil 3: Rechtssicherheit

Nicht zuletzt ermöglicht ein DAM-System die rechtssichere Nutzung von Medien. Mit der zentralen Steuerung der Medienverwaltung haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Daten. So können in den Teams keine Bilder ohne notwendige Lizenzen, veraltete oder nicht genehmigte Grafiken in Verwendung sein. Durch das Anreichern mit Metadaten werden wichtige Informationen zur Nutzung gegeben, so dass es keine Unklarheiten geben dürfte. Bei neuen Lizenzbedingungen oder neuem Bildmaterial können die Medien in Echtzeit ausgetauscht bzw. Informationen ergänzt werden, so dass alle Teams jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen.

Open Source Digital Asset Management in Drupal integrieren

Wenn Sie als Content Management System Drupal verwenden, haben Sie keinerlei Schwierigkeiten, ein DAM-System zu integrieren. Wir bieten auch eine Digital Asset Management Software an, die für den Einsatz in Drupal entwickelt wurde. Wenn Sie also beispielsweise mit unserer cloudbasierten Acquia-Plattform arbeiten, können Sie Ihre Organisation mit dem Tool Acquia DAM für Drupal sinnvoll ergänzen. Gern unterstützen wir Sie bei der Einrichtung der Software und begleiten Sie bei den ersten Schritten.

Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Entscheidungsfaktoren, die Sie bei der Auswahl Ihres DAM Systems beachten sollten: Zum Acquia Buyers Guide

Andreas Frank

Andreas Frank

Area Vice President Sales Central Europe Acquia

With Acquia we empower the world’s most ambitious brands to embrace innovation and create customer moments that matter.

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Lead from the front, highly motivated, passionate and results-driven senior IT management professional with almost 20 years of experience. Unique mix of management, senior sales, business development and partner and alliances experience, with the ability to innovate, inspire and motivate people, customers & partners to drive better results. Entrepreneurial mindset, absolute focus on -customer, employee and -partner satisfaction. Established ServiceNow (NOW) in the DACH Region, helped to enlarge the ServiceCloud Department at Salesforce (CRM) and took care of the German Region at SAP (SAP) for all Fieldservice Management topics.