Digital Asset Management: Hier haben Sie alles Gute beisammen
Geht Ihnen auch viel Zeit verloren, wenn Sie in Ihren E-Mails und auf Laufwerken nach genehmigtem Bildmaterial oder einem Logo im passenden Dateiformat suchen? Für einen optimalen Workflow über Abteilungsgrenzen hinweg könnten Sie für diesen Zweck ein Digital Asset Management (DAM)-System nutzen. Hier zeigen wir Ihnen, was eine DAM-Software alles leisten kann und wie Sie davon profitieren.
Was ist ein Digital Asset Management System?
In vielen Unternehmen ist die Medienverwaltung relativ unübersichtlich. Daten werden per Mail zwischen den Abteilungen hin und hergeschickt oder im Netzwerkspeicher abgelegt. Dort liegen sie und warten auf weitere Verwendung. Sind Bilder, Grafiken oder Textbausteine schlecht sortiert oder die Dateien unzureichend benannt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie nie wiedergefunden werden. Legt jedes Team eigene Datenspeicher an, existieren vielleicht mehrere, unterschiedliche Versionen von Unternehmenslogos.
In einem wachsenden Unternehmen oder weltweit agierendem Konzern führt ein solches Datenmanagement jedoch unweigerlich ins Chaos. Mit einer Digital Asset Management (DAM) Software behalten Sie hingegen den Überblick.
Dabei handelt es sich um eine spezielle Art von Content Management System. Alle berechtigten Mitarbeiter haben Zugriff auf das DAM-System, in dem sogenannte „Assets“, also unterschiedliche Arten von Dateien wie Grafiken, Logos, Videos, Musikdateien, Bilder und Textbausteine zu finden sind. Durch die zentrale Steuerung haben alle Zugriffsberechtigten den gleichen Kenntnisstand und direkten Zugriff auf aktuelle Daten.
Wie genau benutzt man eine Digital Asset Management Software?
Mit einem Digital Asset Management vereinheitlichen Sie ihre Medienverwaltung und erleichtert das teamübergreifende Zusammenarbeiten.
DAM: Assets speichern und sammeln
In der Digital Asset Management Software finden alle Assets Platz, die Sie und Ihre Mitarbeiter beim Erstellen und Betreuen Ihrer Touchpoints wie beispielsweise Webseiten, Newsletter oder auch Broschüren benötigen. Werden neue Medien hinzugefügt, können sie mit Metadaten angereichert werden. Über erweiterte Filter- und Suchfunktionalitäten können benötigte Assets zu einem späteren Zeitpunkt sehr schnell identifiziert und wiedergefunden werden.
DAM: Assets suchen und nutzen
In der Inhaltsbibliothek ist jederzeit ersichtlich, wo die gesuchten Daten zu finden sind, was ein effizientes Arbeiten ermöglicht. Auch Materialanfragen an die Marketingabteilung können mit einem DAM-System schneller beantwortet werden. Mit der Funktion des KI-Tagging (=Vertaggen und Kategorisieren mit Hilfe einer künstlichen Intelligenz) werden Daten automatisch zugeordnet, wodurch das manuelle und zeitaufwändige Einpflegen überflüssig wird.
DAM: Assets verwalten
Unternehmen können Zugriffsberechtigungen erteilen. So kann klar definiert werden, welche Bereiche beispielsweise nur für die PR-Abteilung oder das Projektmanagement zugänglich sind. Legen Sie im DAM-System begrenzte Zugänge für Pressevertreter, externe Dienstleister, Agenturen oder Vertriebspartner an. Sie können die Rollenberechtigungen klar definieren, so dass das Bearbeitungsrecht von Medien beispielsweise gesperrt ist. Mit einem einheitlichen Zugriffsmanagement können Sie auf diese Weise die Skalierung Ihrer Contentproduktion bewusst steuern, indem Abläufe automatisiert werden.
